Optimieren und automatisieren Sie die Vertragsvorbereitung mit Docusign IAM

Verträge sind von entscheidender Bedeutung für die Erledigung von Aufgaben, die Steigerung der Einnahmen, die Einhaltung von Compliance-Verpflichtungen und vieles mehr. Für die meisten Unternehmen ist die Erstellung von Verträgen jedoch langsam, umständlich und kompliziert. Wenn Teams ihre Prozesse einmal genau unter die Lupe nehmen, sind sie oft erstaunt, wie ineffizient und risikoreich diese sind. Die Neuerstellung von Vorlagen, die manuelle Eingabe von Daten und die Verwaltung von Verträgen in nicht miteinander verbundenen Systemen sind gängige Praktiken, die zu kostspieligen Problemen führen:

• Erhöhter Zeitaufwand bei der Erstellung ähnlicher Dokumente anstelle der Verwendung standardisierter Vorlagen.

• Fehler und Inkonsistenzen durch die manuelle Eingabe von Vertragsdetails, die zu Streitigkeiten führen.

• Compliance-Risiken durch veraltete Begriffe, fehlende Klauseln oder Formatierungsfehler.

• Ineffiziente Updates, bei denen nicht sichergestellt werden kann, dass Änderungen in allen Versionen konsistent angewendet werden.

• Integration und Redundanzen aufgrund von Plattformen, die nicht miteinander synchronisiert sind.

Diese Probleme lassen sich jedoch mit der passenden modernen Vertragstechnologie leicht beheben. Tatsächlich ergab eine Studie von Deloitte aus dem Jahr 2024 , dass Unternehmen mit fortschrittlicheren Eigenschaften zur Vertragserstellung 55 % häufiger von einer Übererfüllung ihrer finanziellen Ziele berichten als Unternehmen, die Verträge von Grund auf neu erstellen.

Aus diesem Grund haben wir die Docusign Vertragsvorbereitung in die Docusign Intelligent Agreement Management (IAM)-Plattform integriert. Mit diesen neuen Eigenschaften können Sie von Anfang an sicherstellen, dass die Daten in Ihren Verträgen korrekt sind. Anstatt Dokumente manuell zusammenzustellen, ermöglicht die Docusign-Lösung zur Vertragsvorbereitung eine vereinfachte Vorlagenerstellung, eine höhere Genauigkeit und die Möglichkeit, Verträge schneller als je zuvor zu erstellen. 

So können diese neuen Funktionen Ihrem Unternehmen dabei helfen, Verträge effizienter zu erstellen. 

Die Grundlagen der Vorbereitung von Verträgen

Die Vorbereitung von Verträgen macht den Ablauf noch einfacher. Mit anpassbaren Vorlagen, der Dokumentenerstellung und einer stärkeren integrierten Compliance mit einem zentralisierten Managementsystem trägt die Vertragsvorbereitung in IAM dazu bei, Ihren gesamten Vertragsprozess abzurunden. Hier eine genauere Übersicht: 

Intuitive Vorlagenerstellung: Erstellen Sie Ihre Verträge einfach und intuitiv von Grund auf neu oder aus einer vorhandenen Vorlage, mit KI-vorgeschlagenen Datenfeldern, die automatisch basierend auf der Art des Vertrags generiert werden, den Sie erstellen. Müssen Sie etwas ändern? Das Aktualisieren von Vorlagen ist einfach, mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche ohne Code, die einen zentralen Speicher für eine einfache Suche und Aktualisierung bietet. Alle Änderungen an einer Vorlage werden sofort auf alle daraus generierten Dokumente angewendet, wobei die Konsistenz ohne ständige und sich wiederholende manuelle Bearbeitungen gewahrt bleibt.

Vernetzte Workflows und Daten: Fügen Sie den Verträgen zum Zeitpunkt der Erstellung Daten hinzu und stellen Sie so sicher, dass Daten, Vorlagen und Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus fehlerfrei und synchron bleiben. Das bedeutet: keine manuellen Aktualisierungen mehr, keine Probleme mit der Versionskontrolle und keine veralteten Verträge. 

Und dank der Echtzeit-Datenaktualisierung von verknüpften Plattformen wie Salesforce, HubSpot und Workday spiegeln Ihre Verträge immer die neuesten Informationen aus Ihren Systemen wider. Mit der integrierten bedingten Logik werden je nach Vertragstyp automatisch die richtigen Inhalte und Daten aus den richtigen Systemen abgerufen. 

Stärkere Compliance: Vorab genehmigte Rechtstexte und integrierte Geschäftsregeln reduzieren das Risiko und sorgen für Konsistenz. Die Vertragsvorbereitung standardisiert Vorlagen, automatisiert die Datenauffüllung und trägt dazu bei, dass jedes Dokument mit den Marken-, Rechts- und Compliance-Standards Ihres Unternehmens übereinstimmt. 

Warum sich die Docusign-Vertragsvorbereitung auszeichnet

Die meisten Lösungen zur Dokumentenerstellung sind für den allgemeinen Gebrauch konzipiert, aber die Lösung von Docusign wurde speziell für Verträge entwickelt. Sie wurde so konzipiert, um die Metadaten, die Workflow-Logik und die Compliance-Anforderungen Ihrer Verträge zu verstehen. Damit haben Sie die Leichtigkeit und Flexibilität einer sofortigen, Tool-unabhängigen Dokumentenerstellung und können sich darauf verlassen, dass Ihre Verträge auch dann den Compliance-Standards Ihres Unternehmens entsprechen, wenn eine Vorlage geändert wird.

Die Vertragsvorbereitung nutzt auch KI, um die risikoarmen, monotonen Teile des Vertragserstellungsprozesses zu automatisieren. KI kann z. B. die Art des Vertrags erkennen, den Sie erstellen, und dann automatisch relevante Felder vorschlagen und positionieren. Darüber hinaus können Daten aus integrierten Plattformen wie Salesforce, Workday und SAP abgerufen werden, um sicherzustellen, dass Verträge immer die aktuellsten Informationen enthalten.

Die Docusign-Vertragsvorbereitung kann mit Ihrer Personalabteilung, der Rechtsabteilung, dem Vertrieb, der Beschaffung und anderen Teams zusammenarbeiten, um das Vertragsmanagement nahtlos zu gestalten. Von Geschäftsverträgen über Angebotsschreiben bis hin zu RFPs – Ihr gesamtes Unternehmen hat Vorteile durch einen einheitlicheren, optimierten Vertragsprozess. 

Zuverlässige Verträge von Anfang an – mit der Docusign-Lösung für die Vertragsvorbereitung 

Die Vertragsvorbereitung wirkt sich auf jeden Aspekt Ihres Unternehmens aus. Deshalb bietet die Lösung von Docusign einen intuitiven, effizienten und sicheren Prozess zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Dadurch können Ihre Teams die Produktivität steigern, professionell gestaltete, fehlerfreie Dokumente erstellen, die mit den aktuellsten Informationen aus Ihrem System of Record gefüllt sind, und haben eine größere Sicherheit, dass Ihre Verträge den internen und gesetzlichen Standards entsprechen.

Möchten Sie sich die Docusign-Lösung für die Vertragsvorbereitung ansehen? Erfahren Sie hier mehr.